Uppföljning och tillsyn

Uppföljning av nya utförare

Huddinge kommun gör en första uppföljning av nya utförare inom det första påbörjade avtalsåret. Uppföljningen görs på plats i utförarens lokal.

Uppföljningsbesöket syftar till att stämma av att allt fungerar enligt avtal för både kommunen och utföraren.

Avtalsuppföljning

Huddinge kommun följer systematiskt upp avtalen med utförare.

Avtalsuppföljningen kan ske på olika sätt beroende på vilka avtal som följs upp. Syftet är att säkerställa efterlevnad av avtal och övriga upphandlingsunderlag samt att ge en samlad bild om förutsättningarna inom socialförvaltningens olika verksamhetsområden.

Fördjupad uppföljning

När kommunen får signaler att en verksamhet har avvikelser (brister i dagligt tal) kan en fördjupad uppföljning inledas. Det sker oftast på plats i verksamhetens lokaler, men kan också genomföras digitalt. Vid de tillfällena kan både verksamhetsansvariga och medarbetare intervjuas samt att verksamhetsdokumentation granskas.

Uppföljningsbesöken kan vara antingen anmälda i förväg eller oanmälda.

Om det finns avvikelser

Om det under uppföljning framkommer avvikelser från avtalet måste utföraren åtgärda dessa.

1. Utföraren har 14 dagar på sig att vidta de rättelser som går att göra med en gång och att presentera en konkret planering för långsiktiga rättelser.
2. Skulle kommunen bedöma att utföraren inte vidtagit tillräckliga rättelser och/eller att avvikelserna är omfattande kan sanktioner utöver åtgärdsplan bli aktuellt.

Sanktioner

Vid avvikelser kan olika sanktioner tillämpas. Sanktionerna regleras i avtalet.

• Kommunen kan utfärda en varning till utföraren
• Kommunen kan pausa utföraren och delge beslut om placeringsstopp under en period. Det betyder att utföraren inte får ta mot nya brukare och inte syns på Huddinge.se
• Vid avvikelser kan kommunen använda viten

Hävning

Kommunen kan komma att häva avtalet om en utförare inte vidtagit tillräckliga åtgärder för avvikelserna.

Beslut om hävning av avtal kan också tas om allvarliga avvikelser som direkt påverkar brukare framkommer. Då kan hävningen komma att genomföras skyndsamt och utan att utföraren får vidta rättelse.

Upprepade avvikelser kan också utgöra grund för hävning av avtal.

Välfärdsbrott

Om det, exempelvis i en avtalsuppföljning, framkommer att utföraren misstänks för brottsligheter, tar kommunens trygghet- och säkerhetssektion över ärendet.

Kommunens ansvar för tillstånd- såväl som tillsynsprocessen regleras av bestämmelser i skollagen (2010:800). Med tillsyn menas en självständig granskning för att kontrollera om verksamheten uppfyller lagar och andra föreskrifter.

Skollagen 2010:800 (riksdagen.se)

Verksamheter som bedriver pedagogisk omsorg i enskild regi kallas till en planerad tillsyn var fjärde år. Vid tillsynen granskas bland annat lokalen för verksamheten, rutiner för barnsäkerhet, grundläggande kvalitetskrav för verksamheten och den pedagogiska verksamheten.

Utöver inspektionen av verksamheten på plats granskas verksamheten årligen genom att verksamheten lämnar in en skriftlig kvalitetsdeklaration med grundläggande uppgifter som tillsynsmyndigheten behöver för fortlöpande kontroll. En årlig ägar- och ledningsprövning genomförs på berörda personer i ledningskretsen för den enskilda verksamheten.

Utöver den planerade tillsynen sker oanmälda tillsynsbesök vid behov i samband med inkomna klagomål.

Kommunens ansvar för tillstånd- såväl som tillsynsprocessen regleras av bestämmelser i skollagen (2010:800). Med tillsyn menas en självständig granskning för att kontrollera om verksamheten uppfyller lagar och andra föreskrifter.

Skollagen 2010:800 (riksdagen.se)

Föreskrifter för förskola och pedagogisk omsorg - HKF 6310

Fristående förskolor i Huddinge kommun granskas regelbundet via planerad tillsyn. Den planerade tillsynen sker såväl genom att verksamheten årligen lämnar in en skriftlig kvalitetsdeklaration med grundläggande uppgifter som tillsynsmyndigheten behöver för fortlöpande kontroll.

En årlig ägar- och ledningsprövning genomförs på berörda personer i ledningskretsen. Planerade tillsynsbesök sker vart tredje år.

Utöver den planerade tillsynen sker oanmälda tillsynsbesök vid behov i samband med inkomna klagomål.

Skolinspektion har tillsynsansvar för fristående grundskolor. Kommunen har rätt till insyn i fristående grundskolors verksamhet med syfte att tillgodose allmänhetens behov av information samt att fullgöra sina skyldigheter enligt skollagen.

Skolinspektionen

10 kap. 41§ i skollagen (SFS 2010:800). Riksdagen.se.

Insynsrätten berör följande områden:

• Hur en fristående verksamhet utvecklas både kvantitativt och kvalitativt
• Information som kan vara av intresse för allmänheten
• Skolpliktsbevakning
• Verksamhetens stabilitet

Insyn i Huddinge kommun utövas främst genom kommunikation och samverkan med fristående aktörer.

Fristående grundskolor i kommunen erbjuds som en del i insynsarbetet att ett årligt frivilligt insynsbesök där insynsansvar besöker skolan och för samtal med rektor och/eller huvudman.

Förvaltningen bjuder även in de fristående grundskolorna till dialogmöten med kommunen två gånger per år.

Uppföljning av nya utförare 

Huddinge kommun gör en första uppföljning av nya utförare inom det första påbörjade avtalsåret. Uppföljningen görs på plats i utförarens lokal. Uppföljningsbesöket syftar till att stämma av att allt fungerar enligt avtal för både kommunen och utföraren. 

Årlig avtalsuppföljning 

Huddinge kommun följer upp avtalen med utförare inom kundvalen varje år. Uppföljningen görs i huvudsak genom en webbenkät. Enkäten bygger på att utföraren ska intyga att verksamheten bedrivs utifrån de krav som regleras i avtalet med kommunen.

Syftet är inte bara att kontrollera enskilda utförare, utan även att ge kommunen en samlad bild om förutsättningarna inom de olika kundvalen. 

Fördjupad uppföljning

Då kommunen får signaler om att en verksamhet har avvikelser (brister i dagligt tal) kan en fördjupad uppföljning inledas. Det sker oftast på plats i utförarens lokaler. Vid de tillfällena intervjuas både verksamhetsansvariga och medarbetare.

Uppföljningsbesöken kan vara antingen anmälda i förväg eller oanmälda. 

Kvalitetsuppföljning

Varje år följer kommunen upp ett kvalitetstema. Det kan exempelvis vara mat och måltider eller bemötande, det vill säga något av vikt för brukarna och som inte direkt behöver vara reglerat i avtalen. Vilka kundval som berörs varierar från år till år.

Kvalitetsuppföljningarna är ett stöd till utförare för att öka förståelsen och kunskapen kring aktuella frågor som ett led i arbetet med verksamhetsutveckling.  

Om det finns avvikelser

Om det under uppföljning framkommer avvikelser från avtalet måste utföraren åtgärda dessa (se vidare i respektive kundvals Avtalsvillkor).

Enligt avtalen kan kommunen också vidta åtgärder mot utföraren om det finns avvikelser i verksamheterna. 

Kommunens process för utförare att vidta rättelse

1. Kommunen tar fram en lista på vilka rättelser som måste vidtas.
2. Kommunen och utföraren går sedan tillsammans igenom dem.
3. Utföraren har efter det 14 dagar på sig att vidta de rättelser som går att göra med en gång och att presentera en konkret planering för långsiktiga rättelser.
4. Kommunen gör därefter en ny bedömning om avvikelser kvarstår och om planeringen är tillräcklig.
5. Om avvikelser kvarstår kan utföraren i undantagsfall få ytterligare fem arbetsdagar på sig att vidta ytterligare rättelse.
6. Processen avslutas med att kommunen bedömer att vidtagna rättelser är tillräckliga och att den långsiktiga planeringen är tillräcklig. Skulle kommunen bedöma att utföraren inte vidtagit tillräckliga rättelser ska samarbetet mellan kommunen och utföraren avslutas. Det kan ske genom att kommunen häver eller säger upp avtalet. 

Åtgärder som kommunen kan vidta

När en avvikelse kommer kommunen till känna registreras den alltid i diariet och blir en offentlig handling. 

Om en fördjupad uppföljning har genomförts informeras respektive nämnd. Nämnden informeras då om i fall utföraren har avvikelser och behöver vidta rättelse, samt om utföraren blir pausad från kundvalet. 

Vid de fall som en uppföljning visar på avvikelser kan kommunen pausa utföraren från kundvalssystemet. Det betyder att utföraren inte får ta mot nya brukare och inte synas på Huddinge.se bland kommunens övriga utförare. Utföraren är borttagen under tiden som arbetet med rättelse fortgår. Så snart alla avvikelser är åtgärdade återaktualiseras utföraren i kundvalssystemet. 

Kommunen kan komma att häva avtal då en utförare enligt processen för att vidta rättelse (se ovan) inte bedöms ha åtgärdat avvikelserna. Beslut om hävning av avtal kan också tas då allvarliga avvikelser som påverkar brukare framkommer. Då kan hävningen komma att genomföras skyndsamt och utan att utföraren får vidta rättelse.

Upprepade avvikelser kan också utgöra grund för hävning av avtal.